“我们的惠普打印管理服务(HPManagedPrintServices)合同为我们带来了一套先进而强大的成像和打印基础架构，不仅易于监控和跟踪，而且比过去更合理有序。”

　　马来西亚企业集团SimeDarby需要更换其日益老化、管理起来越来越难而且费用越来越高的多厂商成像和打印设备。除了降低成本，公司还希望能够更高效地监控其打印基础架构、更有效的控制打印，以使SimeDarby得以满足不断增长的打印需求。

　　新的打印环境是进一步改进文档管理、工作流程和合规性的基础。

　　总部位于吉隆坡的SimeDarbyBerhad业务遍及20个国家和地区，在全球范围内共有100,000多名员工，是一家成功的跨国企业集团。公司宗旨是在核心业务领域占据全球领先地位。

　　“总之，该项目帮我们搭建了一套先进的打印和成像基础架构。它不仅运行正常，而且为我们以高度结构化的有效方式尝试新业务搭建了一个平台。”

　　为了稳固并进一步扩展其全球业务，SimeDarby非常注重采用最先进的技术和简化的流程。而最近，这一工作的重点是其成像和打印环境。

　　这一情况始于集团人力资源(HR)部，这里充斥着大量来自不同厂商的老旧设备，效率低下而且维护费用很高。

　　SimeDarby人力资源部主管PohChzeYub博士表示：“该部门只有40人，却有来自3家不同厂商的15台设备。储物柜里放满了价值数千马币(RM)的不同类型的耗材。这是一个非常棘手的问题，因为耗材都是通常非标准方式临时购买的。成像和打印设备在不断老化，而且维护费用非常高，而新打印机可以任没有专业操作经验的人随意使用。作为身份的象征，办公室里还有很多个人打印机，我们非常担心会有人通过部门的3台联网打印机打印保密的人力资源文档。”

　　“我们根本没办法控制保密性，而且打印机的使用无法得到监视和跟踪，因此无法制定增长计划。可以说，打印和成像是一门黑色艺术。”

　　SimeDarby向惠普、理光、佳能、东芝和富士施乐招标。3家被淘汰，东芝的产品太贵，而理光的机器无法和SimeDarby正在使用的HID非接触式IC卡兼容。惠普成功地实施了一项为期两个月的试验项目，最终与SimeDarby签署了为期3年的打印管理服务(MPS)合同。SimeDarby用3台惠普多功能打印机(MFP)替换了原有的15台老式打印机。

　　然而，这才是整个故事的开始。公司与惠普签署的HPMPS合同非常成功，因此又签署了一份5年期合同，由惠普为拥有1200多名员工、每年打印量超过400万页的SimeDarby集团总部提供全面的打印服务。35台惠普多功能打印机、5台用于特殊应用打印的专用打印机和3台经过改造的惠普打印机取代了84台理光、佳能和老式惠普打印机。后来，公司的5个部门总部也实施了HPMPS项目。

　　HPMPS合同的核心是具有打印、复印、扫描和传真功能的惠普多功能打印机。这些设备都是从惠普租赁的，每月支付使用费，另外还要按次收费。惠普使用HPWebJetadmin软件来从远程进行设备监控，实现主动故障诊断和耗材补充。

　　SimeDarby采用了JetMobile的SecureJet®安全移动打印打印解决方案。打印作业被发送到中央服务器上，然后用户可以从任何联网的打印机上收取打印件，只需使用非接触式IC卡进行身份验证即可。此外，公司还采用了CapellaTechnologies公司的MegaTrack应用，来跟踪所有打印、复印或传真操作。

　　Poh博士说：“由于规模很大，SimeDarby选择使用惠普这样的1级厂商作为服务提供商，厂商的服务承诺非常关键。惠普在招标中脱颖而出的一个重要原因是，惠普马来西亚团队能够提供出色的售后支持服务。”

　　假设打印量每年以10%的速度增长，按净现值(NPV)为8%的方法计算总体拥有成本(TCO)，那么今后5年内可以节约692,000马币(约合207,000美元)的成本。成本中约10%是购买彩色打印耗材的费用，因此SimeDarby对惠普的彩色打印耗材也留下了非常好的印象，因为这些材料平均要比其它同类解决方案低30%。

　　实施阶段的一项重要工作是说服SimeDarby员工同意不再使用个人打印机，转而接受联网打印的理念。首先，惠普项目得到了公司最高管理层的支持，然后举行了多次“亲手实践”会议，让员工有机会查看并了解全新的惠普打印机，然后再将他们的个人打印机撤走。让广大员工普遍接受这一方案的一个关键点是，每个人都不能再使用个人打印机，无一例外。

　　“我们是马来西亚国内实施这一整套功能的第一家公司;但是现在，人们很容易就能接受这种新解决方案，他们清楚双面打印是强制性的，所有打印作业都受到跟踪而且他们无需担心耗材，”Poh博士说道，“文件夹打印和电子邮件打印尤其令人惊讶，对于发布备忘录等工作尤其有用。以前，需要将它们打印出来，签名，然后以办公邮件的形式发送出去。而现在，可以将它们扫描然后发送给特定邮件组中的收件人。通过惠普数字发送软件(HPDigitalSendingSoftware)实现这种电子通信方式将成为SimeDarby努力确保可持续发展未来这一使命和愿景的组成部分。”

　　SimeDarby确信，新的HPMPS协议将帮助他们节约成本，减少纸张浪费。然而，由于最近进行了合并，公司到现在为止还无法对使用新老打印环境的情况进行直观现实的对比。

　　Poh博士表示：“由于公司通过合并得到了发展，而且工作重点发生了变化，所以对成本节约情况进行对比的条件不存在了。例如，过去纸张浪费情况非常严重，但我们没有进行跟踪，因为没有合适的基础架构来完成这一工作。现在，合并已完成，情况日趋稳定，我们将能够为未来得出结论创造有利条件。”

　　“总之，该项目帮我们搭建设了一套先进的打印和成像基础架构。它不仅运行正常，而且为我们以高度结构化的有效方式尝试新业务搭建了一个平台。”

　　SimeDarby目前正在探索如何使用该基础架构来支持其法规遵从工作。由于公司正努力将业务扩张到更多国家，这项工作变得越来越重要。更高效的文档管理机制是另一个值得关注的新领域。通过这种新机制可以捕获发来的文件，进行扫描并根据条码在工作流程内进行组织，确保文档严格按照相关标准和流程进行处理。

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